Managing Systems Projects

Manajemen projek untuk professional Teknologi Informasi meliputi planning, scheduling, monitoring and controlling, dan pelaporan terhadap perkembangan sistem informasi.

Projek yang berhasil harus tepat waktu dalam penyelesaiannya dengan budget tertentu, dan menghasilkan kualitas produk yang memuaskan pengguna sesuai dengan persyaratan yang diinginkan sebelumnya oleh pengguna.

Gambar 1: Penyesuaian(Adjustment) diperlukan untuk menyeimbangkan setiap ada perubahan.

Manajer projek bertanggung jawab untuk perencanaan projek, penjadwalan, monitoring, dan pelaporan. Empat aktivitas projek yang utama:

1. Projek perencanaan: meliputi kegiatan mengidentifikasi semua tugas projek, memperkirakan waktu penyelesaian tugas, dan biayanya,
2. Projek penjadwalan: meliputi pembuatan table waktu projek/tugas kerja, pemilihan anggota team projek, pemberian tugas spesifik untuk masing-masing anggota team. Projek penjadwalan menggunakan table Gantt dan table PERT/CMP.
3. Projek pemantauan: memerlukan pengawasan, pendampingan, dan koordinasi beban kerja team. Manajer projek harus memonitor perkembangan, mengevaluasi hasil, dan melakukan tindakan pengkoreksian ketika diperlukan dalam mengontrol projek sesuai dengan target yang diinginkan.
4. Projek pelaporan: meliputi pelaporan kemajuan hasil kerja ke manajemen, pengguna, dan kepada team projek sendiri.

Project Activities and Planning Steps

Gambar 2: Tiga tahap didalam projek perencanaan.

Setiap aktivitas merupakan bagian dari kerangka kerja, dimana dibagi menjadi tiga tahap didalam projek perencanaan:

1. Menciptakan WBS (Work Breakdown Structure)

Work Breakdown Structure (WBS): Membagi projek kerja menjadi beberapa tugas yang lebih sederhana. Dapat dipelajari dengan table Gantt dan tabel PERT/CPM.

Gambar 3: Tabel atas adalah contoh tabel Gantt, sedangkan tabel bawah adalah contoh tabel PERT/CPM.

Tabel Gantt dikembangkan oleh Henry L. Gantt , menampilkan beberapa tugas dalam sebuah kolom vertikal dan waktu durasi pengerjaan beberapa kolom horizontal.

Tabel PERT (Program Evaluation Review Technique) dikembangkan oleh U.S. Navy. Tabel CPM (Critical Path Method) dikembangkan oleh industry tertentu yang menangani projek yang kompleks.

Bagaimana membuat WBS:

1. Membuat daftar tugas yang akan dilakukan: identifikasi dan mendeskripsi masing-masing tugas.
2. Memperkirakan durasi kerjanya.

Faktor yang mempengaruhi durasi kerja:

1. Besar kecilnya projek
2. Sumber daya manusia (Human Resources)
3. Pengalaman projek
4. Hambatan: waktu, biaya, dan SDM

2. Mengidentifikasi pola tugas

Pola tugas memiliki beberapa bentuk seperti dependent tasks (tugas yang bergantungan) , multiple successor tasks, dan multiple predecessor tasks.

Gambar 4: dependent tasks (tugas yang bergantungan)

Gambar 5: dependent tasks (tugas yang bergantungan) dan multiple successor tasks

Gambar 6: dependent tasks (tugas yang bergantungan) , multiple successor tasks, dan multiple predecessor tasks

3. Mengkalkulasi “the critical path”

Gambar 7: Semua projek membutuhkan waktu 95 hari. (Warna merah menunjukan “critical path” waktu pengerjaan karena task 4 waktunya lebih lama daripada task 3)

PROJECT MONITORING AND CONTROL

Manajer projek harus menjaga tujuan utama projek, memonitor kemajuan kerja team, dan membandingkan kemajuan kerja dengan rencana projek apakah sesuai atau tidak.

REPORTING

Setiap team projek melaporkan hasil kemajuan kerjanya secara regular kepada manajer projek, dimana manajer projek akan melaporkan hasil tersebut kepada manajemen dan pengguna.

RISK MANAGEMENT

Manajemen resiko merupakan proses mengidentifikasi, menganalisis, mengantisipasi, dan memonitoring resiko untuk meminimalkan efek ke projek kerja.

Tahapan dalam manajemen resiko:

1. Mengembangkan sebuah rencana manajemen resiko

Mengulas jangkauan projek kerja, budget, penjadwalan projek, factor internal dan eksternal yang akan mempengaruhi projek.

2. Mengidentifikasikan resiko

Mengidentifikasi dan mendeskripsikan resiko dan efek potensial terhadap projek.

3. Menganalisis resiko

Menganalisis dan memperkirakan pengaruh efek potensial resiko terhadap projek.

Referensi:
[1] Shelly, G.B., Rosenblatt, H.J., Systems Analysis and Design Ninth Edition. Course Technology. 2012. Boston, USA.

Penulis: Yusia / Kaleb